Offre d’emploi : Coordonnateur(trice) – Contrôle Documentaire et Appels d’Offres
Groupe CSX inc.
Type d’emploi : Télétravail | Temps partiel – 20 h/semaine
À propos de Groupe CSX inc.
Groupe CSX inc. est une firme d’expert-conseil spécialisée dans la conception, la vérification et la gestion de projet de systèmes de communication d’urgence, de notification de masse et de sonorisation critique. Nos services s’adressent aux organisations œuvrant dans les infrastructures essentielles, où la fiabilité des communications et la conformité réglementaire sont cruciales.
Résumé du poste
Relevant directement de la direction, le/la Coordonnateur(trice) – Contrôle Documentaire et Appels d’Offres assure la gestion, la coordination et la conformité de l’ensemble des documents internes et externes liés aux projets, propositions, appels d’offres et livrables. L’employé(e) agit comme point central d’organisation, garantissant l’intégrité, la traçabilité et la qualité documentaire dans un environnement technique exigeant.
Responsabilités principales
Contrôle documentaire
- Gérer le cycle complet des documents (création, révision, approbation, archivage, distribution).
- Maintenir la structure documentaire selon les normes internes et exigences des clients.
- Assurer la versionning, le suivi des révisions, et la gestion des registres.
- Contrôler les livrables techniques (rapports, plans, matrices, protocoles).
- Vérifier la conformité des documents aux normes, gabarits et exigences contractuelles.
- Organiser la documentation des projets selon le système qualité.
Appels d’offres et propositions
- Réaliser la veille des opportunités d’appels d’offres (plateformes publiques et privées).
- Rechercher, filtrer et synthétiser les opportunités pertinentes pour la direction.
- Coordonner la réception, l’analyse et la synthèse des documents d’appel d’offres.
- Préparer et assembler les propositions avec l’équipe de direction.
- Assurer la conformité des soumissions aux exigences de forme, de contenu et aux critères obligatoires.
- Gérer les échéanciers, dépôts électroniques et communications liées aux RFI/RFQ/RFP.
- Maintenir à jour les gabarits, certifications, attestations et documents requis pour les appels d’offres.
Soutien administratif et coordination
- Effectuer l’entrée, la mise à jour et la validation des données dans le CRM et les bases de données clients.
- Créer, mettre à jour et maintenir les curriculum vitae corporatifs du personnel.
- Tenir à jour la liste des certifications, cartes de compétence et formations obligatoires.
- Faire le suivi des expirations, rappels, renouvellements et formations requises.
- Assurer la liaison documentaire entre les équipes internes, les partenaires et les clients.
- Appuyer la gestion contractuelle (lettres, amendements, registres, correspondances officielles).
- Effectuer la préparation, la mise en page et la qualité linguistique des documents.
- Tenir les registres de suivi des demandes, commentaires, QRT, NCR, livrables, échéances, etc.
- Veiller à la confidentialité et au bon classement des documents sensibles.
Conditions de travail
- Temps partiel : Du lundi au jeudi (horaire sur 4 jours/semaine, 20 h – flexibilité quant aux jours).
- Télétravail : Poste en télétravail.
- Langue : Bilingue – français et anglais (oral et écrit).
- Matériel fourni : ordinateur portable.
Exigences
Formation
- DEC ou AEC en bureautique, administration, documentation technique ou discipline connexe.
- Toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente sera considérée.
- Expérience
- Minimum 2 à 5 ans en contrôle documentaire, soutien aux appels d’offres ou coordination administrative.
- Expérience dans un contexte technique, ingénierie, construction, infrastructures ou secteur industriel (atout important).
- Familiarité avec les exigences des clients publics (municipal, provincial, fédéral) ou grands donneurs d’ouvrage.
Compétences techniques
- Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Word avancé, Excel, Outlook, SharePoint, Teams).
- Aisance à travailler dans des environnements documentaires structurés (numérotation, nomenclature, répertoires).
- Capacité à interpréter des spécifications, exigences RFP, grilles de conformité et procédures internes.
- Rigueur dans les processus de versionning, validation et contrôle qualité.
Compétences comportementales
- Sens élevé de l’organisation et de la structure.
- Gestion efficace des priorités et des échéanciers serrés.
- Discrétion, professionnalisme et grande attention aux détails.
- Autonomie, initiative et capacité à travailler en télétravail avec supervision minimale.
- Capacité à coordonner plusieurs demandes simultanées de manière calme et méthodique.
Profil recherché
- Personne structurée, méthodique et orientée vers la qualité.
- Intérêt pour les environnements techniques, normatifs ou d’ingénierie.
- Aise dans la manipulation de volumes importants de documents et la gestion de versions.
- Capacité à comprendre et appliquer des exigences complexes dans un contexte de conformité.
- Habileté à soutenir une petite équipe dynamique dans une entreprise en croissance.
Avantages de travailler chez Groupe CSX inc.
- Salaire compétitif selon l’expérience.
- Opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- Participation active à des projets d’envergure dans les secteurs des infrastructures critiques et des communications d’urgence.
- Environnement collaboratif, à échelle humaine, axé sur la qualité, la fiabilité et le développement professionnel.
Diversité, inclusion et accessibilité
Chez Groupe CSX inc. nous croyons en la diversité des talents et en la valeur de chaque personne.
Nous encourageons les candidatures de toutes origines, orientations, âges, situations de handicap et cultures.
Le masculin est utilisé dans ce document dans le seul but d’alléger la lecture et désigne aussi bien les femmes que les hommes.
Le poste est ouvert à tous les résidents du Québec ayant le droit de travailler au Canada.
Si vous êtes une personne en situation de handicap et nécessitez un accommodement particulier pour participer au processus de sélection, veuillez nous contacter à rh@groupecsx.ca afin que nous puissions répondre à vos besoins de manière confidentielle et respectueuse.